Dynamisches Risk Handling mit dem IKS: Warum Unternehmen jetzt umdenken müssen

Die Welt ist derzeit von Volatilität, Unsicherheit und Veränderungen geprägt. Eines steht jedoch fest: Wer Risiken nicht proaktiv managt, wird schnell zum Getriebenen. Doch wie gelingt es Versicherungsunternehmen, aber auch allen anderen Industrien, kritische Ereignisse frühzeitig zu erkennen und effektiv zu mitigieren? Die Antwort liegt in einem dynamischen Ansatz im Internen Kontrollsystem (IKS).

Effizienz, Transparenz und Flexibilität – diese Schlagworte sind längst keine leeren Floskeln mehr, sondern überlebenswichtige Prinzipien für jede Organisation. Doch während viele Unternehmen noch in statischen Tabellen (ja, wir sprechen von Excel!) feststecken, zeigt die Praxis: Nur ein dynamisches, digitales IKS kann die Anforderungen der modernen Geschäftswelt erfüllen.

Von Excel zu Echtzeit: Der Paradigmenwechsel

Statische Tabellen haben ausgedient. Sie sind zeitaufwendig, fehleranfällig und bieten kaum Spielraum für schnelle Anpassungen. Ein dynamisches IKS hingegen revolutioniert das Risikomanagement durch:

• Echtzeitinformationen: Risiken werden nicht erst im Nachhinein erkannt, sondern unmittelbar identifiziert und behandelt.
• Verantwortlichkeitsklarheit: Jede Kontrolle ist einer konkreten Person zugeordnet – das steigert die Nachverfolgbarkeit und Effizienz.
• Flexibilität: Änderungen in Prozessen oder Personal können nahtlos umgesetzt werden.

Der entscheidende Unterschied zwischen statischen und dynamischen Systemen liegt in der Zeitkomponente. Während statische Systeme oft nur einmal pro Jahr zurückschauen, ermöglichen dynamische Lösungen eine zeitnahe Risikoaufdeckung und einen kontinuierlichen Datenzugriff.

Die fünf Schlüsselelemente für eine erfolgreiche Umstellung

Die Migration von statischen zu dynamischen Systemen ist kein Hexenwerk, erfordert aber eine sorgfältige Anpassung in fünf zentralen Bereichen:

1. Verantwortlichkeiten: In dynamischen Systemen gibt es keine anonymen Funktionen – jede Kontrolle wird namentlich zugeordnet. Stellvertreterprozesse und nahtlose Übergabe bei Stellenwechseln sind dabei essenziell.
2. Unabhängigkeit: Bei hohen Risiken sind unabhängige Kontrollen unverzichtbar. Dynamische Systeme ermöglichen dies durch klare Zuordnungen und eine stärkere Betonung der Zeitdimension.
3. Periodizität: Statt täglicher Dokumentationen ermöglichen automatisierte Systeme stichprobenartige Kontrollen – ohne die Prozesssicherheit zu gefährden.
4. Kontrolldichte: Übermässig detaillierte Pläne werden durch effiziente Zusammenlegungen ersetzt, um die Auftragstreue nicht zu gefährden.
5. Nachweisdokumentation: Digitale Lösungen bieten revisionssichere Dokumentationen, die sicherstellen, dass Geschäftsprozesse ordnungsgemäss und risikominimiert ablaufen.

Chancen und Grenzen der Digitalisierung

Die Vorteile eines dynamischen IKS liegen auf der Hand: geringere manuelle Aufwände, verbesserte Datenqualität und eine höhere Risikotransparenz. Doch es gibt auch Herausforderungen:

• Implementierungsaufwand: Die Einführung erfordert sorgfältige Planung und Ressourcen.
• Technologieabhängigkeit: Die Stabilität und Sicherheit der IT-Infrastruktur sind entscheidend.
• Individuelle Anpassungen: Standardlösungen decken nicht immer die spezifischen Anforderungen jedes Unternehmens ab.

Der Wettbewerbsvorteil liegt in der Dynamik

Unternehmen, die den Schritt zur Digitalisierung und Automatisierung ihrer IKS-Prozesse wagen, sichern sich einen klaren Wettbewerbsvorteil. Doch der Erfolg hängt von einem bewussten Vorgehen ab – von der sorgfältigen Planung bis zur kontinuierlichen Anpassung.

Praxis-Tipp: Nutzen Sie erschwingliche Web-Tools, um Ihre Kontroll- und Massnahmenpläne aus statischen Tabellen in ein dynamisches System zu migrieren. Die Investition lohnt sich – nicht nur für die Effizienz, sondern auch für die Zukunftsfähigkeit Ihres Unternehmens.

Christian Hafner, swissaxis AG

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